JR東日本ホテルズ「プライバシーポリシー」

1. 基本方針

JR東日本ホテルズ(以下「本ホテルズ」といいます。)は、本ホテルズの加盟ホテルにかかる事業において提供されるサービスや、本ホテルズのサイト(以下「当サイト」といいます。)を利用するお客さまの個人情報の取り扱いについて規程を定め、また、組織体制を整備し、個人情報の適切な保護に努めております。

(1) 個人情報の取得

本ホテルズは、本ホテルズのサービスをご利用いただくため、あるいは、本ホテルズにおいて必要な業務の遂行のため、本プライバシーポリシーに定める個人情報を取得することがございます。本ホテルズは、利用目的や本ホテルズが個人情報を利用する場合の範囲、問い合わせに対する本ホテルズのお問い合わせ窓口などを明らかにした上で、利用目的の範囲内において個人情報を取得させていただきます。

(2) 個人情報の目的外の利用および第三者提供の禁止

本ホテルズは、個人情報を利用目的の範囲内において利用するとともに、個人情報管理責任者を定め、個人情報保護体制を構築し、個人情報を適切な方法で管理し、特別な事情がない限り第三者に提供、開示などいたしません。

(3) 個人情報の取り扱いの委託について

本ホテルズは、個人情報の取り扱いを外部へ委託する場合には、漏えいや再提供を行わないよう、契約により義務づけ、適切な管理を実施させております。

(4) 個人情報のご提供者(ご本人)の権利について

個人情報のご提供者(以下「ご本人」といいます。)は、本ホテルズによる個人情報の利用に関して、利用目的に同意した場合でもいつでも同意を撤回する権利を有します。また、ご本人は、本ホテルズが保有する個人情報に対して、適用される法令などの定めにより、個人情報の利用停止、開示などの手続きを求める権利を有します。

(5) 個人情報の利用停止、開示などの手続きについて

ご本人が、個人情報の利用停止、開示などの手続きを希望される場合には、本ホテルズ指定のお問い合わせ窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲内において、すみやかに対応させていただきます。

(6) 法令遵守について

本ホテルズは、保有する個人情報に関して適用される法令、規範を遵守するとともに、従業員に対し個人情報保護の教育を行い、方針の周知徹底と意識向上に努めてまいります。

(7) 個人情報保護の維持、改善について

本ホテルズは、本プライバシーポリシーや個人情報保護体制の評価と見直しを定期的に行い、上記各項における取り組みおよび保護活動を、維持、改善してまいります。

(8) リンク先における個人情報について

本ホテルズは、当サイトにリンクされているほかの事業者および個人のサイトにおける個人情報などの保護について責任を負うものではありません。

2. 個人情報とは

本プライバシーポリシーにおける個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日そのほかの記述により特定の個人を識別することができるものをいいます。(個人情報の保護に関する法律第2条第1項により定義された「個人情報」を含むものとします。)

3.個人情報の取得および利用目的について

本ホテルズは、以下の個人情報をそれぞれ以下の目的のために取得し、利用いたします。なお、ご本人の同意なくして利用目的の範囲を超えて利用することはいたしません。

(1) お客さまの個人情報

1 取得する個人情報

氏名、年齢、性別、生年月日、職業、住所、電話番号、メールアドレス、国籍、旅券番号など、以下の利用目的の範囲内において必要な情報。

2 利用目的

  • <1> 本ホテルズ加盟ホテルの事業(宿泊、レストラン・ショップ、宴会・婚礼、ケータリング)におけるサービス提供にあたり、必要な業務の遂行のため。
  • <2> オンライン予約をはじめとするサービスの提供、そのほかそれらに付随する対応のため。
  • <3> 問い合わせ・資料請求などに関する対応のため。
  • <4> 本ホテルズ加盟ホテルの商品・サービス・イベントに関する必要な情報の通知、そのほか事業活動に関する必要な情報の通知のため。
  • <5> ダイレクトメールやメール、LINE(ライン)などによる配信の許可をいただいた方に対する、本ホテルズ加盟ホテルの商品・サービス・イベントに関する情報などのご案内のため。
  • <6> 懸賞、キャンペーンなどの実施のため。
  • <7> 本ホテルズ加盟ホテルの商品・サービス・イベントの利用状況の把握、それらの品質の向上を目的とした分析のため。
  • <8> 法令・宿泊約款の定めに基づく権利の行使、義務の履行のため。
  • <9> そのほか、個人情報取得時に明示した利用目的のため。

(2) 会員組織「JRホテルメンバーズ」会員の個人情報

1 取得する個人情報

会員番号、パスワード、氏名、年齢、性別、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、勤務先情報、ポイントの付与および利用履歴に関する情報など、以下の利用目的の範囲内において必要な情報。

2 利用目的

  • <1> 本プライバシーポリシー第3項(1)の2に定める利用目的の範囲内において必要な業務の遂行のため。
  • <2> 会員組織「JRホテルメンバーズ」(以下「当会員組織」といいます。)の運営において必要な業務の遂行のため。
  • <3> そのほか、個人情報取得時に明示した利用目的のため。

4. 個人情報の取り扱いについて

本ホテルズは、個人情報の適切な管理を行うとともに、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失・破壊・改ざん・漏洩などを防止するために合理的な技術的施策などの適切な安全対策を講じ、継続的な是正および改善に取り組んでまいります。

また、保有している個人情報は、利用目的に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つように努め、アクセスまたは取り扱う従事者を限定するとともに、それらを取り扱う従事者に対し適切な監督を行います。

本ホテルズは、取得した個人情報を本ホテルズのデータベースまたは本ホテルズと契約している第三者のサービスプロバイダーのデータベースに保存します。 本ホテルズは、法令で別段の定めがある場合を除き、利用目的に必要な範囲内において、個人情報の保持期限を定め、保持期限経過後は遅滞なく当該個人情報の削除を実施します。

(2) インターネット上での安全対策

本ホテルズは、インターネット予約システムのご利用にあたり、以下の技術的施策による安全対策を行っております。ただし、これにより完全なセキュリティー環境を保証するものではありません。

1 SSLについて

当サイトでは、ご本人が個人情報などを安心してご入力していただけるように、個人情報を入力するページに暗号化技術の SSL(Secure Sockets Layer)を導入しております。SSLでは、ご入力されたデータは、暗号化された後に、登録先のコンピュータまでのネットワークを流れます。(SSLとは、ブラウザとWWWサーバ間の通信において暗号化と認証を行なうことによって、第三者によるデータの盗用や改ざんを防ぐ技術です。)

2 不正アクセスによるクラッキングについて

当サイトでは、ファイアウォールの設置などにより外部からの不正アクセスを防止するなど、情報保護に万全を期しております。

5. 個人情報の共同利用について

本ホテルズは、利用目的の達成に必要な範囲内において、下記の通りお客さまの個人情報の共同利用を行う場合があります。 なお、共同利用者の各社において、別途個人情報の取り扱いについて定めている場合は、それに従うものとします。

(1)本ホテルズ加盟ホテルの事業(宿泊、レストラン・ショップ、宴会・婚礼、ケータリング)に関する個人情報の共同利用

1 共同利用者の範囲

当会員組織(「JRホテルメンバーズ」)加盟各社、JRホテルグループ加盟各社およびJR東日本ホテルズ加盟各社。

2 共同利用の目的

本ホテルズ加盟ホテルの事業(宿泊、レストラン・ショップ、宴会・婚礼、ケータリング)におけるサービス提供や、オンライン予約をはじめとするサービスの提供、そのほかそれらに付随する対応のため。

3 共同使用項目

会員番号、パスワード、氏名、年齢、性別、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、勤務先情報、ポイントの付与および利用履歴に関する情報など、以上の共同利用の目的の範囲内において必要な情報。

4 個人情報の管理責任者

日本ホテル株式会社

(2)本ホテルズ加盟ホテルが運営するホテル内の全テナント店でのサービス提供に関する個人情報の共同利用

1 共同利用者の範囲

本ホテルグループ加盟ホテルが運営するホテル内の全テナント店

2 共同利用の目的

本ホテルズ加盟ホテルの事業(宿泊、レストラン・ショップ、宴会・婚礼)におけるサービス提供や、そのほかそれらに付随する対応のため。

3 共同利用する項目

4 個人情報の管理責任者

日本ホテル株式会社

6. 個人情報の第三者への提供について

本ホテルズは、以下のいずれかに該当する場合を除き、事前にご本人の同意なくして個人情報を第三者に提供することはありません。

(1) 第三者への提供を行う場合

1 法令に基づき開示、提供を求められた場合

2 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合

3 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合

4 国または地方公共団体などが公的な事務を実施する上で、協力する必要がある場合で、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

5 ご本人から明示的に第三者への開示または提供を求められた場合

(2) 第三者提供に関する免責事項

以下の場合は、第三者による個人情報の取得に関し、本ホテルグループは何らの責任を負いません。

1 ご本人の意思により、宿泊施設へ個人情報を明らかにした場合(ご本人が宿泊予約時にご同伴者などの情報を明らかにする場合、ご本人の責任において当該対象者の同意を得たものとします。)

2 ご本人自ら第三者に個人情報を明らかにする場合

3 当サイトからリンクされる外部サイトにおいて、ご本人から個人情報が提供され、またそれが利用された場合

4 4 第三者が、本ホテルズの責に帰すべき事由なく個人を識別できる情報(パスワードなど)を入手した場合

(3) 第三者への委託時の適切な管理・監督について

本ホテルズは、利用目的に必要な範囲内において個人情報の取り扱いを第三者に委託する場合は、委託先の選定に配慮し、委託先との間で機密保持に関する契約の締結を行い、また、個人情報の適切な管理を指導するとともに適正な監督を行います。

7. 個人情報の欧州経済地域(EEA)域外への転送について

本ホテルズは、利用目的に必要な範囲内において、欧州経済地域(European Economic Area, 通称EEA)内に所在するご本人の個人情報を域外に転送し使用することがあります。上記の場合、本ホテルズは、適用される法令などの要求事項に準拠し、当該個人情報を適切かつ厳正に取り扱います。

8. 個人情報のご提供者(ご本人)の権利行使について

ご本人は、本ホテルズが保有する個人情報に対して、適用される法令などの定めにより、個人情報の利用目的の通知、開示、訂正・削除・利用停止など、若しくは第三者への提供の停止など(以下「利用停止、開示など」といいます。)を求める権利を有します。また、ご本人は、利用目的に同意した場合でも、いつでも同意を取り消す権利を有します。

9. 個人情報の利用停止、開示などの手続きについて

本ホテルズは、保有する個人情報に関し、利用停止、開示などの請求を受けた場合は、ご本人の意思を尊重し、請求者がご本人であることを確認させていただいた上で、合理的な期間、法令などに定められた範囲内において、対応をいたします。

ただし、法令に違反することとなる場合、第三者の生命・身体・財産などを害するおそれがある場合、本ホテルズの業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合、該当する個人情報が存在しない場合、請求者ご本人の確認ができない場合、請求者が所定の手数料を支払わない場合などは、これらの請求をお断りすることがあります。

個人情報の利用停止、開示などのご請求をされる場合は、所定の申請書に必要事項を記入し、ご本人およびご本人の代理人がご自身であることを確認するために必要な書類(以下「本人確認書類」といいます。)および事務手数料を同封の上、下記の個人情報お問い合わせ窓口まで、書留郵送によりお申し込みください。この方法によらないご請求(直接お越しいただいた場合も含みます)には応じられませんので、ご了承ください。

(1) ご本人からの請求

個人情報のご本人が請求を行う場合は、申請書にご本人の署名押印の上、本人確認書類を同封し、下記の個人情報お問い合わせ窓口まで書留郵送によりお申し込みください。

  • •申請書
    保有個人データ開示など申請書 [PDF]

  • •本人確認書類
    以下からいずれか1点をコピーして同封
    ・運転免許証
    ・戸籍抄本(住所、氏名など必要事項のみ)
    ・住民票の写し(住所、氏名など必要事項のみ)
    ・各種保険の被保険者証
    ・介護保険の被保険者証
    ・年金手帳
    ・恩給証書
    ・旅券(パスポート)

(2) ご本人以外からの請求

ご本人の代理人が請求を行う場合は、申請書(代理人の署名押印)、ご本人および代理人にかかる本人確認書類に加えて下記の書類を同封し、下記の個人情報お問い合わせ窓口まで書留郵送によりお申し込みください。

  • •必要書類
    以下からいずれか1点を同封
    委任状 [PDF]、委任状に押印されたご本人の印鑑の登録証明書(委任状の発行日より3ヶ月以内のもの)
    ・官報または家庭裁判所の決定通知の写し(後見人のみ)

(3) 事務手数料

個人情報の利用目的の通知または開示には、1件につき600円の事務手数料を申し受けます。申請書類に手数料分の郵便小為替を同封してください。

(4) 個人情報お問い合わせ窓口

【個人情報お問い合わせ窓口】
住所:〒171-0021
東京都豊島区西池袋一丁目11番1号
JRホテルグループ

(5) ご請求の結果の通知方法

お申し出いただいた方(開示など申請書に記載された請求者の氏名および住所)宛に、書面で郵便(日本郵政公社の本人限定受取郵便)により通知します。また、利用停止、開示などを行わない場合に該当する場合は、その理由を付記して通知します。 なお、通知までに日数を要することがありますので、ご了承ください。

(6) 利用停止、開示などのご請求により取得した個人情報の利用目的

利用停止、開示などのご請求により取得した個人情報は、利用停止、開示などの手続きに必要な範囲内においてのみ利用します。また、提出いただいた書類は、適正に廃棄します。

10. 未成年者の個人情報保護について

本ホテルズは、未成年者の個人情報につきましても、本プライバシーポリシーに則り、当該個人情報の適切な取り扱いをいたします。ご本人が未成年者の場合、必要に応じ、ご提供いただく個人情報に関して、親権者の方の同意を確認させていただく場合がございます。なお、ご本人が13歳未満の場合は、必ず親権者の方の同意を得た上でご提供いただくよう明示するなど、当該個人情報の取り扱いに関し特別の配慮を行います。

11. クッキー(Cookie)の使用について

当サイトでは、提供する情報やサービスの充実、当サイトの快適なご利用のために、クッキー(Cookie)を使用する場合があります。 詳しくは、当サイトの「クッキーポリシー」をご確認ください。

12. アクセスログの取得について

当サイトでは、利便性の向上および統計データ作成のためにアクセスログを取得することがあります。本ホテルグループは、法令で別段の定めがある場合を除き、第三者にアクセスログは公開しません。アクセスログの送信を拒否された場合は、当サイトを正常に利用できない場合があります。

13. プライバシーポリシーの変更について

本ホテルズは、本プライバシーポリシーについて、法令や社会環境の変化などに応じて是正、改善し、その内容は当サイトに掲示することにより通知します。

14. 個人情報に関するお問い合わせ窓口

本プライバシーポリシーに関するお問い合わせは、下記までご連絡ください。

日本ホテル株式会社 個人情報に関するお問い合わせ窓口
住所: 〒171-0021 東京都豊島区西池袋一丁目11番1号
電話番号:03-5391-6916
受付時間:10時〜17時(土・日・祝日を除く)
個人情報管理責任者:日本ホテル株式会社 総務部 部長

2020年6月1日改訂
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